De la planilla de Excel a un sistema de gestión de expedientes

Una planilla es un buen primer sistema para un estudio. El problema aparece cuando los vencimientos, los clientes y los documentos viven en lugares distintos. Esta guía te ayuda a decidir si es momento de migrar y cómo hacerlo sin perder datos.

Señales de que la planilla ya no alcanza

• Hay más de una versión del archivo y nadie sabe cuál es la última.
• Los vencimientos se controlan en otro calendario, que no se actualiza con la planilla.
• Las notas, los documentos y las conversaciones sobre una causa están repartidos entre correo, carpetas y mensajes.
• No hay forma de saber quién modificó un dato ni cuándo.
• Querés que otra persona del estudio vea solo algunas causas, y la planilla es de todo o nada.

Ordená la planilla antes de migrar

1. Separá clientes y expedientes en dos hojas: un cliente puede tener varios expedientes.
2. Una fila por expediente, con carátula, número, juzgado o dependencia y cliente.
3. Unificá los nombres de los clientes: "Pérez, Juan" y "Juan Pérez" generan duplicados.
4. Eliminá los duplicados evidentes y las filas vacías.
5. Hacé una copia del archivo original antes de empezar.

Criterios para elegir un sistema de gestión jurídica

• Importación y exportación: ¿podés traer tus datos con vista previa y llevártelos cuando quieras?
• Permisos: ¿se pueden restringir expedientes y asignar roles?
• Historial: ¿queda registro de quién cambió qué?
• Vencimientos y plazos: ¿calcula con feriados y ferias y avisa con anticipación?
• Clientes: ¿hay una forma controlada de informarles el estado de su causa?
• Datos de acceso: ¿te pide claves de portales judiciales? Conviene saberlo antes de cargar nada.
• Precio y límites: ¿qué incluye el plan gratuito y qué pasa si superás el tope?

Cómo se importa en Puente Estudio

1. Entrá a Importar y exportar y elegí Clientes o Expedientes.
2. Descargá la planilla de ejemplo para ver las columnas que se reconocen solas.
3. Subí tu archivo de Excel o CSV (hasta 2.000 filas). Antes de guardar vas a ver una vista previa con lo que se va a crear y las filas con problemas.
4. Corregí lo que haga falta y confirmá. Nada se guarda hasta que confirmás.

Conviene importar primero los clientes y después los expedientes, para que cada expediente encuentre a su cliente. Si un expediente parece repetido, el sistema te avisa antes de crearlo. Cuando quieras, "Exportar todo" baja un Excel con tus clientes y expedientes, que sirve de copia de seguridad.

Qué pasa con los accesos y los datos

Puente Estudio no pide ni guarda usuarios y contraseñas de PJN, MEV o EJE, y no usa inteligencia artificial para generar escritos. Cada estudio está aislado de los demás, los expedientes pueden restringirse a quienes los llevan y los cambios quedan registrados con fecha y responsable. El plan gratuito permite empezar sin tarjeta; los topes de cada plan están detallados en la página del producto.

Para seguir leyendo

• Ayuda: importar clientes y expedientes desde Excel
• Ayuda: primeros pasos en Puente Estudio
• Planes y límites de Puente Estudio